Co je to zálohová faktura?
Zálohová faktura (nebo též proforma faktura) je dokument o množství a ceně, který zasílá prodejce kupujícímu dopředu před dodáním služeb nebo zboží. Časově předchází zaslání faktury a na rozdíl od ní zálohová faktura není daňovým dokladem.
V praxi se zálohová faktura užívá jako předběžná výzva nebo upomínka k zaplacení – v našem případě je to výzva pro zákazníka k uhrazení objednávky. Zálohovou fakturu použijeme ve chvíli, kdy zákazník zvolil platbu předem bankovním převodem.
Jak vygenerovat zálohovou fakturu?
Zálohovou fakturu vytvoříte přímo v administraci eshopu. Postup je následující:
- Otevřete konkrétní objednávku
- Otevřete menu „Vytvořit doklad“ (vpravo nahoře) a zvolit položku „Zálohová faktura“
- Po doplnění údajů (splatnost, atd.) potvrďte tlačítkem „Vytvořit“
Tím je vytvořena zálohová faktura. Nově vytvořená faktura bude mít status „Nová“. Zálohovou fakturu najdete v administraci v menu:
Doklady - Zálohové faktury
Po uhrazení zálohy zákazníkem pokračujte dle následujícího postupu:
- Otevřete zálohovou fakturu (Doklady - Zálohové faktury) a u konkrétní zálohové faktury klikněte na zelenou ikonku na konci řádku.
- Změňte status zálohové faktury z „Nová“ na „Zaplaceno“ (vlevo nahoře ve formuláři zálohové faktury)
Při expedici zboží a vystavování konečné faktury postupujte následovně:
- Opět otevřete zálohovou fakturu (Doklady - Zálohové faktury) a u konkrétní zálohové faktury klikněte na zelenou ikonku na konci řádku
- Otevřete menu „Vytvořit doklad“ a zvolte položku „Faktura“
- Při doplňování údajů si zkontrolujte, zda již doplněná částka v poli „Zaplacená záloha“ odpovídá skutečnosti a potvrďte tlačítkem „Vytvořit“
Tímto je vytvořena konečná faktura, ve které je zohledněna výše zálohy. Pokud budete vytvářet konečnou fakturu přímo z objednávek (nikoliv ze zálohové faktury), je nutné výši zaplacené zálohy ručně doplnit do pole „Zaplacená záloha“, aby v konečné faktuře došlo k zohlednění (odpočtu) již uhrazené zálohy. Tímto způsobem lze řešit i případy, kdy záloha netvoří 100% ceny objednávky (např. záloha je jen 50% ceny objednávky).
zdroj: https://managementmania.com/cs/proforma-faktura